Seguridad y Cumplimiento

Las facturas de proveedores contienen información financiera y operativa que debe tratarse con cuidado. Breezefile aplica controles de acceso, almacenamiento privado y medidas de protección durante la transmisión, el procesamiento y la conservación de los documentos.

Protección de datos

Los documentos se transmiten mediante conexiones seguras y se almacenan en espacios privados. Las contraseñas de correo y las credenciales sensibles de integraciones ERP se cifran con AES-256-GCM antes de guardarse.

El acceso a los archivos y a sus resultados está sujeto a autenticación y a políticas que limitan qué información puede consultar cada usuario.

Control de acceso

Breezefile gestiona el acceso según la identidad, la pertenencia a la empresa y el rol asignado:

• Propietario: administra la cuenta y sus usuarios.
• Administrador: gestiona las funciones autorizadas de la empresa.
• Colaborador: realiza tareas operativas dentro de los permisos definidos.

Estas restricciones se aplican tanto en la interfaz como en la base de datos mediante políticas de acceso.

Trazabilidad de operaciones

Breezefile registra eventos específicos de seguridad, administración, integraciones y eliminación para apoyar el seguimiento de acciones relevantes.

Estos registros no constituyen una grabación exhaustiva de cada interacción realizada por todos los usuarios.

Almacenamiento y conservación

Qué se almacena

La plataforma conserva el archivo original —por ejemplo, PDF, XML, imagen u otro formato compatible— y los datos estructurados obtenidos durante su procesamiento. Esta información permite consultar, validar, conciliar y, cuando corresponda, enviar facturas confirmadas al ERP.

Plazo de conservación

La retención de facturas puede configurarse entre 7 y 365 días. El valor predeterminado es de 180 días. Una vez vencido el plazo, el proceso de depuración elimina de la plataforma los archivos y registros alcanzados por esa configuración.

La eliminación de una cuenta también inicia la supresión de los documentos y de la información relacionada administrada por Breezefile. La eliminación en sistemas de respaldo o registros técnicos de proveedores puede estar sujeta a sus propios ciclos de conservación.

Procesamiento mediante inteligencia artificial

Breezefile utiliza servicios de inteligencia artificial y OCR para clasificar documentos, leer su contenido y extraer información. Para prestar estas funciones, el contenido necesario puede procesarse mediante proveedores tecnológicos externos.

Breezefile no utiliza las facturas de sus clientes para entrenar modelos propios. La conservación y el tratamiento que realicen los proveedores externos se rigen por sus condiciones y acuerdos aplicables.

Controles y revisión humana

Los resultados generados por IA son probabilísticos. La plataforma muestra niveles de confianza, permite validar la información extraída y señala discrepancias de conciliación para que el usuario pueda revisarlas antes de confirmar o exportar una factura.

Infraestructura y alcance de cumplimiento

Breezefile opera sobre servicios gestionados de infraestructura, base de datos, almacenamiento y procesamiento. La disponibilidad, continuidad, copias de respaldo técnicas y recuperación dependen también de los controles y condiciones de esos proveedores.

Breezefile no afirma en este sitio web contar actualmente con alguna certificación propia. Las certificaciones que pueda tener un proveedor corresponden a ese proveedor y no certifican automáticamente a Breezefile.

Buenas prácticas aplicadas

• Autenticación de usuarios y control de acceso por roles.
• Almacenamiento privado de documentos y políticas de acceso en la base de datos.
• Cifrado AES-256-GCM para credenciales sensibles de correo e integraciones ERP.
• Validación de tipos y tamaño de archivos antes de su procesamiento.
• Registro de eventos relevantes de seguridad y administración.
• Retención configurable y procesos de eliminación de documentos.

Transparencia y responsabilidad compartida

La seguridad también depende de que cada empresa proteja sus credenciales, asigne los roles adecuados, revise periódicamente sus accesos y mantenga configuraciones seguras en los sistemas conectados.

Este contenido describe los controles técnicos observables en la plataforma. No sustituye una auditoría independiente, un contrato de tratamiento de datos ni asesoría legal sobre obligaciones específicas de cada empresa.

Resumen

Breezefile combina almacenamiento privado, permisos por usuario y rol, cifrado de credenciales sensibles, trazabilidad selectiva y retención configurable. El procesamiento documental utiliza proveedores tecnológicos externos, por lo que la información contractual y de privacidad debe identificar claramente a esos proveedores y el alcance de sus servicios.